Mobiele telefoon als onderdeel van personeelsbeleid

Wellicht hebben ze jou de afgelopen weken ook al benaderd: medewerkers die hun huidige telefoon graag willen overnemen voor hun kind en de nieuwe iPhone11 voor zichzelf willen bestellen. Hoe ga jij hiermee om? Stuur je ze weg met een blik van "Hoe haal je het in hoofd?" en de boodschap dat ze maar moeten terug komen als hun telefoon is afgeschreven? Of snap je hoe belangrijk het voor deze mensen is dat zij altijd de nieuwste versie iPhone of Samsung Galaxy hebben en probeer je ze tegemoet te komen?

Gadgetfreaks

De smartphone is voor steeds meer medewerkers onmisbaar. Hetzelfde geld voor hun kinderen. En de gadgetfreaks vinden het vervolgens belangrijk om steeds met het nieuwste van het nieuwste rond te lopen. Uiteraard hebben we het daarbij over een high end toestel van Apple, Samsung of een andere fabrikant van Android-toestellen. Hoe mooi is het dan als je met je werkgever kunt regelen dat je - wanneer er een nieuw toestel uitkomt - je oude toestel (nooit ouder dan 1 a 2 jaar) kunt overnemen voor je kinderen en je zelf het nieuwste toestel kunt bestellen?

"Overdreven", zul je misschien je zeggen. "Daar ga je als organisatie je geld toch niet aan uitgeven? Wat is er mis met een midrange toestel van pakweg Eur 300,--? Dan zijn medewerkers ook bereikbaar, kunnen ze appen, hun mail onderweg lezen en internetten".

Iedereen blij

Toch zijn er steeds meer organisaties (ook in het onderwijs) die gegeven de krapte op de arbeidsmarkt de gadgetfreaks tegemoet komen. Het mobiele telefoniebleid wordt gezien als onderdeel van het personeelsbeleid en een manier om de gadgetfreaks (lees: medewerkers met een innovatieve inslag) langer aan zich te binden. Ook al is alleen de mobiele telefoon natuurlijk niet doorslaggevend. Maar alle kleine beetjes helpen.

Wat deze organisaties bijvoorbeeld doen is dat zij een bepaald budget vaststellen waarvoor medewerkers die een mobiele telefoon voor hun werk nodig hebben zelf een toestel mogen uitzoeken. Een duurder toestel, mag ook, maar dan moet de medewerker zelf bijpassen. Als een medewerker vervolgens een nieuw toestel wil voordat het huidige toestel is afgeschreven kan hij/zij het "oude" toestel overnemen tegen de op dat moment geldende economische waarde. Dit is het gemiddelde bedrag waarvoor een vergelijkbaar toestel bijvoorbeeld op marktplaats wordt aangeboden. Uitgaande van een afschrijvingstermijn van 5 jaar (die de belastingdienst voor het bedrijfsleven voorschrijft) is de economische waarde vrijwel altijd hoger dan de boekwaarde, dus hoef je er als organisatie in principe niets op toe te leggen. Iedereen blij!

Aandachtspunten

Zaken waarmee je vooral vanuit fiscaal oogpunt rekening mee moet houden zijn de volgende:

• Sinds 2017 is het zogenaamde noodzakelijkheidsprincipe van toepassing. Dit houdt in dat wanneer een werkgever van mening is dat een werknemer zijn/haar functie niet kan uitvoeren zonder mobiele telefoon de werkgever de medewerker belastingvrij een mobiele telefoon ter beschikking kan stellen ongeacht de omvang van het privé-gebruik.

• Als een medewerker zelf wil bijdragen aan het toestel dient dit bedrag eenmalig in mindering te worden gebracht op het netto maandloon van de desbetreffende medewerker.

• Een medewerker kan op een willekeurig moment onbelast een toestel overnemen onder voorwaarde dat hiervoor de waarde in het economisch verkeer wordt gehanteerd (bijvoorbeeld door te kijken waarvoor een vergelijkbaar toestel op marktplaats wordt verkocht). Het toestel mag belastingvrij om niet aan een medewerker worden overgedragen op het moment dat de waarde van het toestel minder dan 1,2% van het SV-loon van de medewerker is.